Messagerie, wiki ou gestion de projet : quel outil pour quel usage ?

Les entreprises disposent aujourd’hui d’un grand nombre d’outils pour collaborer. Entre les messageries instantanées, les espaces documentaires, les plateformes de gestion de projet et les outils de partage de connaissances, il n’est pas toujours facile de savoir lequel utiliser.

Résultat : certaines équipes utilisent la messagerie pour tout faire, d’autres stockent des documents dans plusieurs endroits différents, et il devient parfois difficile de retrouver une information quelques semaines plus tard.

Pour collaborer efficacement, il est important de comprendre le rôle de chaque outil et d’éviter de les utiliser pour des usages qui ne leur correspondent pas.

Pourquoi est-il important de bien choisir l’outil ?

• Lorsqu’une équipe utilise le mauvais outil, les conséquences apparaissent rapidement :
• informations perdues ;
• documents introuvables ;
• doublons ;
• manque de visibilité sur les projets ;
• perte de temps.

À l’inverse, lorsque chaque type d’information est stocké au bon endroit, le travail devient plus fluide.

L’objectif n’est pas de multiplier les plateformes mais d’utiliser chaque outil pour ce qu’il fait le mieux.

La messagerie : pour échanger rapidement

La messagerie instantanée est devenue incontournable dans de nombreuses organisations.

Elle permet de communiquer rapidement avec ses collègues sans avoir à envoyer un e-mail pour chaque question.

• Les usages les plus adaptés sont :
• poser une question simple ;
• demander une information rapide ;
• signaler un problème ;
• partager une actualité ;
• coordonner une action immédiate.
• Par exemple :

« Le client a avancé la réunion à 14h. »

ou

« Peux-tu me transmettre le dernier devis ? »

Ces échanges courts sont parfaitement adaptés à la messagerie.

Ce qu’il faut éviter avec la messagerie

De nombreuses équipes utilisent leur messagerie comme un espace de stockage.

C’est généralement une erreur.

• Après quelques semaines, il devient difficile de retrouver :
• une décision ;
• un document ;
• une procédure ;
• une version validée.

La messagerie n’est pas conçue pour conserver durablement l’information.

Si une information doit être retrouvée dans plusieurs mois, elle mérite probablement d’être stockée ailleurs.

Le wiki : pour partager les connaissances

Le wiki est souvent moins connu que la messagerie, mais il peut devenir un outil extrêmement utile.

Son rôle principal est de centraliser les connaissances de l’organisation.

• On peut y retrouver :
• des procédures ;
• des modes opératoires ;
• des guides internes ;
• des questions fréquentes ;
• des fiches pratiques.

Le wiki devient progressivement la mémoire collective de l’entreprise.

Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, il peut y trouver une grande partie des informations dont il a besoin.

Les avantages du wiki

Le principal avantage du wiki est la centralisation.

Au lieu d’envoyer plusieurs fois les mêmes informations, elles sont rédigées une seule fois puis mises à disposition de tous.

• Par exemple :
• procédure d’accueil d’un client ;
• méthode de traitement d’une réclamation ;
• consignes de sécurité ;
• guide d’utilisation d’un logiciel.

Le wiki limite les pertes d’information liées aux départs ou aux changements de poste.

Ce qu’il faut éviter avec un wiki

Un wiki n’est pas conçu pour gérer les tâches quotidiennes.

• Il ne remplace pas :
• une réunion ;
• une messagerie ;
• un logiciel de gestion de projet.

Certaines entreprises créent des dizaines de pages qui ne sont jamais mises à jour.

Au fil du temps, les informations deviennent obsolètes et les utilisateurs perdent confiance dans l’outil.

Un wiki doit rester vivant.

Les outils de gestion de projet : pour piloter l’action

Les logiciels de gestion de projet répondent à un besoin différent.

Leur objectif est de suivre l’avancement du travail.

• Ils permettent notamment de :
• répartir les tâches ;
• fixer des échéances ;
• suivre les priorités ;
• visualiser l’avancement ;
• identifier les retards.

Ils apportent une vision globale du projet.

Quand utiliser un outil de gestion de projet ?

Ces outils sont particulièrement utiles lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même sujet.

• Par exemple :
• lancement d’un nouveau produit ;
• création d’un site internet ;
• organisation d’un événement ;
• déménagement d’une entreprise ;
• mise en place d’un nouveau logiciel.

Chaque tâche est attribuée à une personne avec une date limite.

L’équipe peut ainsi suivre l’avancement en temps réel.

Ce qu’il faut éviter avec un outil de gestion de projet

Certaines organisations essaient d’y stocker toutes leurs informations.

Cela conduit rapidement à une surcharge.

• Les outils de gestion de projet ne sont pas conçus pour devenir :
• une base documentaire ;
• un wiki ;
• une messagerie.

Ils doivent rester centrés sur les actions à réaliser.

Un exemple concret

Imaginons une entreprise qui prépare l’ouverture d’une nouvelle agence.

• La messagerie servira à :
• échanger rapidement ;
• signaler des urgences ;
• poser des questions.
• Le wiki servira à :
• documenter les procédures ;
• partager les bonnes pratiques ;
• centraliser les informations utiles.
• L’outil de gestion de projet servira à :
• suivre les travaux ;
• répartir les tâches ;
• respecter les échéances.

Chaque outil joue un rôle complémentaire.

Le danger du « tout dans le même outil »

De nombreuses entreprises cherchent à tout faire avec une seule plateforme.

Même lorsque cela est techniquement possible, ce n’est pas toujours une bonne idée.

Les utilisateurs finissent par ne plus savoir où retrouver l’information.

• Une question simple peut se retrouver :
• dans un canal de discussion ;
• dans un commentaire ;
• dans un document ;
• dans une tâche.

Cette confusion nuit à l’efficacité collective.

Mettre en place quelques règles simples

Pour éviter les dérives, il est utile de définir quelques règles.

• Par exemple :
• les procédures vont dans le wiki ;
• les tâches vont dans l’outil projet ;
• les échanges rapides passent par la messagerie ;
• les décisions importantes sont formalisées.

Ces règles facilitent la vie de toute l’équipe.

Les erreurs les plus fréquentes

Utiliser la messagerie comme base documentaire

Une information importante finit rapidement par se perdre.

Ne jamais alimenter le wiki

Un wiki vide ou obsolète ne sera pas consulté.

Transformer le logiciel projet en espace de stockage

Les utilisateurs perdent alors la visibilité sur les tâches.

Multiplier les outils sans règles communes

Les équipes ne savent plus où chercher l’information.

Créer des procédures trop complexes

La simplicité favorise l’adoption.

À retenir

Chaque outil collaboratif possède sa fonction principale.

• La messagerie permet :
• d’échanger rapidement ;
• de coordonner l’activité quotidienne.
• Le wiki permet :
• de conserver les connaissances ;
• de partager les procédures.
• L’outil de gestion de projet permet :
• de suivre les actions ;
• de piloter l’avancement.

Lorsqu’ils sont utilisés de manière complémentaire, ces outils améliorent considérablement la collaboration.

Pour aller plus loin

Vous pouvez également consulter :

• Comment choisir un outil collaboratif sans se tromper
• Travail collaboratif : 7 principes pour partir sur de bonnes bases
• Réunion collaborative : préparer, animer et conclure utilement
• Sobriété numérique : collaborer avec moins d’outils
• Intelligence collective : 5 formats d’atelier faciles à lancer

Le bon outil n’est pas celui qui possède le plus de fonctionnalités. C’est celui qui aide réellement l’équipe à travailler plus simplement et plus efficacement.